Скажу сразу: я делаю системы учёта под заказ, поэтому заинтересована. Но половине студий, которые мне пишут, я советую начать с готового сервиса. Ниже объясняю почему и показываю расчёты, чтобы вы могли решить сами.
Три варианта, из которых вы выбираете
Когда студия вырастает из тетрадки и таблиц, вариантов обычно три.
- Отраслевая CRM для детейлинга и автосервиса. Готовый облачный сервис: запись, клиенты, заказ-наряды, склад, зарплата. Примеры: CrmDTL, RO App.
- Универсальная «коробка». Bitrix24, amoCRM. Сделаны для отделов продаж: сделки, воронки, звонки. Под машины и наряды их надо настраивать.
- Своя система под заказ. Разрабатывается под то, как работает именно ваша студия, и ставится на ваш сервер.
Сколько это стоит за три года
Считать на месяц бессмысленно: подписка кажется копеечной, разработка кажется огромной. Сравнивать надо на дистанции. Возьмём студию на пять человек и три года работы.
| Вариант | Как платите | За 3 года |
|---|---|---|
| Отраслевая CRM | около 1 200–2 900 ₽ в месяц | 43 000–104 000 ₽ |
| Универсальная коробка | около 1 099 ₽ за каждого сотрудника в месяц, 5 человек | около 198 000 ₽ |
| Своя система, базовая | от 150 000 ₽ разово и обслуживание от 6 000 ₽ в месяц | от 366 000 ₽ |
| Своя система с зарплатой и складом | от 290 000 ₽ разово и обслуживание от 6 000 ₽ в месяц | от 506 000 ₽ |
Вывод из таблицы честный и неудобный для меня: по деньгам своя система не дешевле отраслевой CRM. Она дороже. Выбирать её ради экономии на подписке не стоит. Её выбирают по другой причине.
Когда хватит готовой CRM
Берите отраслевой сервис и не думайте о разработке, если:
- студия работает меньше года и процессы ещё меняются каждый месяц;
- главная боль в записи: клиенты теряются в мессенджерах, случаются накладки по времени;
- мастеров двое или трое, зарплата считается просто, одним процентом;
- вам подходит то, как сервис устроен, и подстраивать ничего не хочется.
В этой ситуации готовая CRM закроет задачу за неделю и за небольшие деньги. Заказывать разработку рано: вы ещё не знаете, что именно вам нужно, и заплатите за догадки.
Когда готовая CRM начинает мешать
Признаки обычно одни и те же. Если узнаёте у себя два или три, пора считать свою систему.
Зарплата всё равно считается в таблице
В сервисе есть расчёт зарплаты, но ваша схема в него не влезает: разные проценты за разные услуги, работа вдвоём над одной машиной, бонус за допродажу, штраф за переделку. В итоге сервис показывает одно, а платите вы по таблице, которую ведёте вечерами. Как устроены такие схемы, я разбирала в статье про зарплату мастеров.
Себестоимость вы не видите
Многие сервисы списывают материалы по норме: на керамику положено столько-то состава. Сколько ушло на самом деле, неизвестно. Выручка видна, а прибыль с конкретной машины нет.
Бизнес подгоняется под программу
Вы начинаете работать так, как удобно сервису, а не вам. Нужный отчёт собрать нельзя, лишние поля убрать нельзя, свой этап в наряд добавить нельзя. На просьбу о доработке отвечают «передали в отдел разработки».
Данные лежат не у вас
База клиентов и вся история работ хранятся в облаке сервиса. Если сервис поднимет цены, изменит условия или закроется, переезд будет болезненным. Обычно выгрузить удаётся клиентов и телефоны, а история работ и фото теряются.
Что с универсальными коробками
Bitrix24 и amoCRM сильны там, где есть отдел продаж и длинные сделки. Детейлингу от них нужно другое: машина клиента с историей, наряд, расход материалов, зарплата мастера от выполненных работ. Этого в коробке нет, это донастраивается за отдельные деньги. Платите вы при этом за каждого пользователя, и с ростом команды счёт растёт. Для студии детейлинга это, по моему опыту, самый неудачный вариант из трёх: дороже отраслевого сервиса и при этом хуже подходит.
Что вы получаете за разницу в цене
Своя система стоит дороже, и вот что входит в эту разницу:
- Ваши правила зарплаты, какими бы запутанными они ни были. День выплат занимает несколько минут.
- Реальная себестоимость: материалы списываются по факту в закрытом наряде, прибыль видна по каждой машине и каждому мастеру.
- Нет платы за сотрудников. Трое у вас или тридцать, цена та же.
- Данные на вашем сервере. Система и база остаются у вас при любом раскладе.
- Доработки под вас. Нужен новый отчёт или этап, он появляется, а не уходит в чужую очередь.
Как решить за пять минут
Ответьте себе на три вопроса.
- Сколько часов в месяц уходит на ручной подсчёт зарплаты и сверку? Умножьте на стоимость вашего часа.
- Знаете ли вы чистую прибыль по каждой услуге? Если нет, сколько стоит ошибка в ценах, которую вы не видите?
- Собираетесь ли вы расти: второй бокс, новые мастера, администратор?
Если на первые два вопроса ответ «немного» и «примерно знаю», а расти вы пока не планируете, оставайтесь на готовом сервисе. Если ручной учёт съедает несколько вечеров в месяц, а прибыль вы оцениваете на глаз, своя система начнёт возвращать деньги в первый же год.
Не уверены, к какой группе относитесь? У меня есть отдельная услуга, разбор учёта за 40 000 ₽: смотрю, как у вас всё устроено сейчас, и присылаю документ, что стоит автоматизировать и что это даст. Если потом закажете систему, эта сумма зачтётся. А если окажется, что вам хватит готового сервиса, я так и напишу.
Посмотрите, как это выглядит вживую
Открытое демо на вымышленной студии детейлинга: три входа, смены, наряды, склад и расчёт выплат. Без регистрации. Если захочется обсудить свою задачу, напишите, отвечаю быстро.